Từ yêu cầu nâng cao chất lượng công tác kiểm tra, giám sát ở cơ sở, Đảng ủy xã Thạch Lạc đã nghiên cứu, ứng dụng công cụ số Google Drive vào quản lý, lưu trữ và khai thác hồ sơ nghiệp vụ. Giải pháp góp phần khắc phục những bất cập trong lưu trữ tài liệu truyền thống, tạo thuận lợi cho việc tra cứu, tổng hợp báo cáo, theo dõi tiến độ công việc, từng bước đổi mới phương thức làm việc theo hướng khoa học, hiệu quả.

Từ yêu cầu thực tiễn đến đổi mới cách làm

Kiểm tra, giám sát là một trong những chức năng lãnh đạo quan trọng của Đảng, góp phần giữ vững kỷ luật, kỷ cương, nâng cao năng lực lãnh đạo và sức chiến đấu của tổ chức đảng, chất lượng đội ngũ cán bộ, đảng viên. Để thực hiện tốt nhiệm vụ này, bên cạnh việc chấp hành nghiêm các nguyên tắc, quy trình và quy định của Đảng, công tác quản lý hồ sơ, lưu trữ tài liệu, tổng hợp thông tin và theo dõi kết quả thực hiện nhiệm vụ cũng giữ vai trò quan trọng.

Trong thực tế, mỗi cuộc kiểm tra, giám sát thường liên quan đến nhiều loại tài liệu như kế hoạch, báo cáo, biên bản làm việc, tài liệu phục vụ xác minh, dự thảo kết luận và các văn bản có liên quan. Nếu tài liệu được lưu trữ phân tán, thiếu thống nhất, việc tìm kiếm, đối chiếu thông tin và tổng hợp báo cáo sẽ mất nhiều thời gian, ảnh hưởng đến tiến độ tham mưu, xử lý công việc.

Tại Đảng ủy xã Thạch Lạc, việc quản lý hồ sơ kiểm tra, giám sát trước đây còn gặp một số khó khăn do tài liệu được lưu dưới nhiều hình thức, gồm hồ sơ giấy và các tệp dữ liệu điện tử riêng lẻ. Khi cần tra cứu hồ sơ của các cuộc kiểm tra, giám sát đã thực hiện hoặc tổng hợp số liệu phục vụ báo cáo định kỳ, cán bộ phải tìm kiếm từ nhiều nguồn, rà soát nội dung và đối chiếu thông tin. Việc trao đổi, cập nhật tài liệu giữa các thành viên đôi lúc chưa đồng bộ, chưa thực sự thuận tiện.

Trong khi đó, yêu cầu đổi mới phương thức làm việc, đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin và chuyển đổi số trong các cơ quan Đảng ngày càng đặt ra rõ nét. Từ thực tế trên, Đảng ủy, Ủy ban Kiểm tra Đảng ủy xã Thạch Lạc đã nghiên cứu, triển khai sáng kiến “Ứng dụng công cụ số Google Drive trong công tác kiểm tra, giám sát của Đảng ủy, UBKT Đảng ủy xã Thạch Lạc”.

Điểm đáng chú ý của sáng kiến là lựa chọn công cụ phổ biến, dễ tiếp cận, phù hợp với điều kiện thực tế của cấp xã để giải quyết những công việc cụ thể hằng ngày, không đặt nặng đầu tư công nghệ mà tập trung vào việc tổ chức dữ liệu khoa học, thống nhất cách lưu trữ và nâng cao hiệu quả phối hợp trong thực hiện nhiệm vụ.

Sắp xếp hồ sơ khoa học, thuận tiện trong tra cứu và tổng hợp

Với sáng kiến này, Google Drive được sử dụng làm công cụ hỗ trợ lưu trữ, sắp xếp và khai thác tài liệu điện tử phục vụ công tác kiểm tra, giám sát. Hồ sơ được tổ chức theo từng nhóm công việc, từng cuộc kiểm tra, giám sát và loại tài liệu, tạo thuận lợi cho việc nhận diện, tìm kiếm, cập nhật và đối chiếu thông tin.

Các tài liệu liên quan được sắp xếp theo cấu trúc thống nhất, giúp cán bộ dễ xác định vị trí lưu trữ, hạn chế tình trạng tài liệu nằm rải rác ở nhiều thư mục hoặc thiết bị khác nhau. Khi cần phục vụ công việc, người được phân quyền có thể chủ động tra cứu tài liệu phù hợp với nhiệm vụ được giao, giảm thời gian tìm kiếm và trao đổi qua nhiều khâu.

Cùng với Google Drive, các công cụ Google Sheets, Google Forms và Google Docs có thể được sử dụng để hỗ trợ thu thập thông tin theo biểu mẫu, tổng hợp số liệu, soạn thảo dự thảo văn bản và trao đổi ý kiến. Việc thống nhất biểu mẫu giúp hạn chế sự khác nhau về cách trình bày, giảm thao tác nhập lại dữ liệu và tạo thuận lợi cho quá trình rà soát, tổng hợp báo cáo.

Đối với công tác tham mưu của Ủy ban Kiểm tra Đảng ủy, việc tổ chức dữ liệu tập trung có ý nghĩa thiết thực trong theo dõi chương trình, kế hoạch kiểm tra, giám sát; rà soát tình hình thực hiện nhiệm vụ; chuẩn bị tài liệu phục vụ các cuộc họp và tổng hợp kết quả theo yêu cầu. Khi hồ sơ được cập nhật đầy đủ, việc đối chiếu thông tin giữa các cuộc kiểm tra, giám sát và các kỳ báo cáo cũng thuận lợi hơn.

Không chỉ phục vụ việc lưu trữ, cách làm này còn hướng tới nâng cao trách nhiệm của từng cá nhân trong quản lý và cập nhật tài liệu. Hồ sơ được sắp xếp có hệ thống sẽ giúp việc bàn giao, tiếp nhận công việc thuận tiện hơn, hạn chế phụ thuộc vào tài liệu lưu giữ riêng lẻ, đồng thời tạo điều kiện cho việc kế thừa thông tin khi có thay đổi về nhân sự.

Công nghệ hỗ trợ nghiệp vụ, không thay thế nguyên tắc và quy trình

Một trong những yêu cầu đặt ra khi ứng dụng công cụ số là phải gắn với việc đổi mới phương thức làm việc, nâng cao chất lượng chuyên môn. Đối với công tác kiểm tra, giám sát của Đảng, công nghệ có thể hỗ trợ quản lý tài liệu, theo dõi tiến độ và tổng hợp thông tin, nhưng không thay thế việc nghiên cứu hồ sơ, kiểm tra chứng cứ, xác minh nội dung và thực hiện đúng thẩm quyền, trình tự, thủ tục theo quy định.

Thông tin được thu thập, cập nhật trên hệ thống phải được kiểm tra về tính đầy đủ, chính xác và nguồn gốc trước khi sử dụng phục vụ công tác tham mưu. Các dự thảo văn bản cần được xem xét, thẩm định và thông qua theo đúng thẩm quyền; việc lưu trữ trên môi trường số không làm thay đổi yêu cầu đối với hồ sơ chính thức của từng cuộc kiểm tra, giám sát.

Đặc biệt, công tác kiểm tra, giám sát liên quan đến nhiều thông tin, tài liệu cần được quản lý chặt chẽ. Vì vậy, việc ứng dụng Google Drive phải đi đôi với phân quyền truy cập theo nhiệm vụ, kiểm soát việc chia sẻ tài liệu, rà soát quyền sử dụng và thực hiện các biện pháp bảo vệ dữ liệu phù hợp. Không đưa tài liệu mật, tài liệu thuộc phạm vi bí mật nhà nước hoặc hồ sơ nghiệp vụ có yêu cầu bảo vệ đặc biệt lên nền tảng, tài khoản hay môi trường lưu trữ trực tuyến khi chưa được phép hoặc chưa đáp ứng yêu cầu bảo mật theo quy định.

Đây cũng là yếu tố quyết định để việc ứng dụng công cụ số phát huy hiệu quả thực chất, bảo đảm thuận tiện trong xử lý công việc nhưng không làm phát sinh rủi ro đối với hồ sơ, tài liệu của Đảng.

Bắt đầu từ những việc cụ thể, hướng tới nâng cao hiệu quả công tác

Từ thực tiễn triển khai, sáng kiến ứng dụng Google Drive tại Đảng ủy xã Thạch Lạc cho thấy hướng tiếp cận thiết thực trong đổi mới phương thức làm việc ở cơ sở: bắt đầu từ những công việc thường xuyên, xác định rõ khó khăn cần khắc phục, lựa chọn công cụ phù hợp và tổ chức thực hiện theo cách dễ áp dụng.

Hiệu quả của sáng kiến cần được đánh giá thông qua những kết quả cụ thể như thời gian tìm kiếm hồ sơ, thời gian tổng hợp báo cáo, mức độ đầy đủ của tài liệu, tiến độ cập nhật thông tin và việc chấp hành các quy định về bảo mật. Trên cơ sở đó, tiếp tục rà soát, hoàn thiện cấu trúc lưu trữ, thống nhất biểu mẫu, hướng dẫn kỹ năng sử dụng và xác định rõ trách nhiệm của từng cá nhân trong quản lý dữ liệu.

Trong thời gian tới, Đảng ủy, Ủy ban Kiểm tra Đảng ủy xã Thạch Lạc cần tiếp tục hoàn thiện phương thức quản lý hồ sơ điện tử, gắn ứng dụng công nghệ với nâng cao chất lượng tham mưu và thực hiện nghiêm các quy định về công tác kiểm tra, giám sát. Việc mở rộng cách làm sang các lĩnh vực công tác khác cần được xem xét trên cơ sở nhu cầu thực tế, điều kiện kỹ thuật và yêu cầu bảo mật của từng lĩnh vực.

Thực tiễn ở Thạch Lạc cho thấy, chuyển đổi số trong công tác xây dựng Đảng không nhất thiết phải bắt đầu từ những hệ thống phức tạp. Những giải pháp phù hợp với điều kiện cơ sở, được tổ chức khoa học và thực hiện đúng quy định cũng có thể góp phần tháo gỡ khó khăn trong công việc hằng ngày, nâng cao hiệu quả phối hợp và chất lượng phục vụ nhiệm vụ chính trị.

Ứng dụng công cụ số trong công tác kiểm tra, giám sát không chỉ là đổi mới cách lưu trữ tài liệu, mà còn là đổi mới cách tổ chức và quản lý công việc. Khi được triển khai đồng bộ, có kiểm soát và gắn với trách nhiệm của từng cán bộ, giải pháp này sẽ góp phần nâng cao chất lượng công tác kiểm tra, giám sát, xây dựng phương thức làm việc khoa học, hiệu quả, đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ trong giai đoạn mới.